Comment gérer ses impayés en tant que kiné ?

Être kinésithérapeute, c'est presque un sacerdoce. La plupart des kinés font avant tout ce métier par passion plutôt que par appât du gain. La question financière étant remise au second plan, beaucoup se retrouvent, souvent sans même le savoir, avec un montant important de séances impayées. Gérer ses impayés de kiné est donc un sujet qui devrait capter toute votre attention.

Il n'est pas rare que le manque à gagner s'élève à plusieurs milliers d'euros. Des montants qui se cumulent lentement mais sûrement au fil du temps. Avec une rémunération de l’ordre de seulement 16,13€ par séance, il est primordial, à défaut de gagner plus, de faire tout ce que vous pouvez pour perdre moins.

Voici tous nos conseils pour vous aider à mieux gérer vos impayés dans le cadre de votre activité de kiné.

Nos conseils pour gérer vos impayés de kiné

Facturez régulièrement vos patients

Une manière très simple de ne pas cumuler d'impayés, c'est de facturer vos patients de façon régulière. Le but est de leur faire comprendre que la facturation est importante pour vous.

De nombreux patients pensent, à tort, que vous serez payés par l’Assurance Maladie, quoi qu’il arrive. Le fait qu’ils ne vous sollicitent pas pour procéder au paiement n’est probablement pas un signe malhonnêteté mais d’ignorance.

Une bonne manière de procéder est de facturer le patient à la première séance. Cela permet de voir si ses droits à la Sécurité Sociale sont à jour et de vous assurer qu’il a les moyens de faire l’avance des frais si vous ne pratiquez pas de tiers payant.

C’est également l’occasion de lui expliquer comment se déroule la facturation dans votre cabinet, de l’informer sur les moyens de paiement que vous acceptez et de lui rappeler d’apporter sa carte Vitale.

Par la suite, n’hésitez pas à facturer régulièrement chaque patient. Tout dépend bien sûr de la durée de chaque traitement, mais c’est une première clé pour ne plus avoir à gérer vos impayés de kiné.

Ce n'est évidemment pas toujours simple à mettre en place au quotidien. Chaque patient ayant sans doute un rythme de séances différent des autres qui dépend de sa pathologie.

À vous de trouver le bon équilibre pour ne pas perdre de temps tout en sécurisant vos revenus.

N'attendez pas la dernière séance

Une autre erreur qui génère de nombreux impayés, c'est d'attendre la dernière séance pour facturer votre patient.

C'est un scénario classique. Vous recevez un patient pour un traitement qui va durer plusieurs semaines. Pour éviter de perdre du temps, vous décidez de ne pas le facturer immédiatement. Le temps passe et le patient va mieux. Pensant que vous serez de toute façon indemnisés par l'assurance maladie, il cesse de venir sans prévenir car il se sent mieux.

Il suffit que vous soyez ponctuellement débordés et hop ! Voilà un patient perdu de vue et potentiellement quelques centaines d'euros de séances impayées.

Ce schéma se produit malheureusement plus souvent qu'on ne le pense.

N'attendez pas la date limite de remboursement

Heureusement, vous pouvez encore réclamer à vos patients qu'ils viennent régler leurs séances. La loi vous autorise en effet à les relancer jusqu'à 2 ans et 3 mois après la séance. Si vous laissez ce délai s'écouler, vous ne pourrez plus réclamer à vos patients de venir régler et vous perdrez définitivement cet argent.

Il est donc important de garder un œil là-dessus. Chose qui n'est bien sûr pas toujours des plus simples. Heureusement, il existe des solutions pour gérer ses impayés de kiné. Et c'est là que l'application Gustave entre en scène.

Gérer ses impayés de kiné avec Gustave

Pour ne plus vous arracher les cheveux et courir après vos patients, vous pouvez vous appuyer sur Gustave kiné.

C'est une application que vous pouvez utiliser sur votre ordinateur comme sur votre téléphone portable. Gustave se connecte à votre logiciel (Kiné+4000, Vega...) et opère un suivi de votre facturation pour vous aider à mieux gérer vos impayés de kiné.

Le fonctionnement de l'application est simple :

• Gustave se connecte à votre logiciel kiné.
• Il consulte les traitements en cours ainsi que vos séances passées.
• En un instant, il affiche l'état de votre facturation, les séances pointées et les séances que vous n'avez pas encore facturées avec les montants correspondants.
• Il identifie également les patients perdus de vue ainsi que le montant d'impayés que vous pouvez encore récupérer.

Tout cela ne prend que quelques minutes ce qui peut vous faire gagner des heures et des heures de travail.

Mais Gustave va plus loin puisqu'il vous permet ensuite de contacter vos patients en un clic avec des messages rédigés à l'avance. Vous pouvez ainsi relancer vos patients par téléphone, par SMS, par mail ou encore via WhatsApp. Un clic sur le bouton correspondant ouvre automatiquement votre outil de messagerie préféré avec un message prêt à être envoyé au patient.

L'avantage, c'est que vous pouvez gratuitement essayer Gustave pendant un mois avec un accès à toutes ses fonctionnalités comme l'agenda en ligne dédiée aux kinés et l’accès à des statistiques détaillées de votre activité.

Vous pouvez ainsi voir en quelques minutes si vous avez de l'argent qui traîne. Qui sait ? Peut-être que Gustave vous aidera à vous payer vos prochaines vacances ? 😎

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